Începând cu data de 1 septembrie 2025, toate firmele din România care utilizează aparate de marcat electronice fiscale vor intra sub incidența unei obligații legale noi, care schimbă modul în care se emit bonurile fiscale: introducerea obligatorie a codului QR pe fiecare bon emis. Această tranziție face parte din strategia națională de digitalizare fiscală, prin care autoritățile urmăresc creșterea transparenței, reducerea fraudei și integrarea completă a sistemului comercial cu platformele electronice ale ANAF.
Este important de subliniat că această obligație nu afectează doar marile rețele, ci se extinde asupra tuturor operatorilor economici care emit bonuri fiscale — de la supermarketuri și restaurante, până la saloane de înfrumusețare, ateliere auto, mici magazine de cartier sau comercianți ambulanți. Practic, fiecare firmă care are casă de marcat va fi obligată să realizeze actualizarea tehnică, indiferent de mărimea businessului sau specificul activității.
Baza legală care introduce obligația: ce acte trebuie avute în vedere
Această schimbare nu apare izolat, ci reprezintă rezultatul unui proces legislativ complex, construit pe mai multe acte normative:
✔ OUG nr. 28/1999
Actul fundamental care reglementează obligația utilizării aparatelor de marcat electronice fiscale. Acesta rămâne temelia cadrului legislativ privind emiterea bonurilor fiscale.
✔ OUG nr. 69/2024
Ordonanța care a introdus, în mod explicit, obligația ca bonurile fiscale să conțină un cod QR generat automat de aparat, cod care va integra un set standardizat de informații: seria fiscală a aparatului, numărul bonului, data și ora tranzacției, precum și alte elemente necesare pentru verificarea digitală.
✔ Normele tehnice și ordinele Ministerului Finanțelor, dezvoltate în 2024–2025
Acestea detaliază modul în care producătorii și distribuitorii de case de marcat trebuie să actualizeze software-ul aparatelor, condițiile de testare, procedurile de omologare, precum și formatul oficial al codului QR.
✔ Avizele ICI București (Institutul Național de Cercetare-Dezvoltare în Informatică)
ICI este instituția responsabilă de testarea și avizarea tehnică a actualizărilor software necesare adaptării caselor de marcat la noile cerințe.
De ce se introduce codul QR: explicația completă și impactul real
Codul QR nu este doar un „element grafic” plasat pe bonurile fiscale, ci devine o componentă centrală în procesul de control fiscal. Prin scanarea acestuia, autoritățile pot verifica autenticitatea bonului, integritatea datelor și existența tranzacției în baza de raportare a aparatului de marcat.
Implementarea acestui mecanism permite:
- o trasabilitate imediată a fiecărei vânzări;
- posibilitatea ANAF de a identifica în timp real bonurile emise;
- eliminarea practicilor de tip „bon nefiscal” sau bonuri editate manual;
- reducerea semnificativă a fraudei în domenii sensibile, precum horeca sau retail;
- integrarea viitoare cu sisteme digitale precum e-Factura și e-Transport, într-un ecosistem fiscal complet digitalizat.
Această schimbare reprezintă, în esență, un pas decisiv către modernizarea fiscală a României.
Termenele-limită reale: ce se aplică, cui și până când
▶ 1 septembrie 2025 – termenul oficial pentru implementare
Din această dată, toate aparatele de marcat care permit tehnic actualizarea sunt obligate să tipărească bonurile cu cod QR. Lipsa codului QR, în cazul aparatelor actualizabile, poate atrage sancțiuni conform OUG 28/1999.
▶ Excepție până în iulie 2026 – doar pentru aparatele vechi, imposibil de actualizat
Pentru aparatele care, conform certificării tehnice și declarațiilor producătorilor, nu permit actualizarea software, legea prevede o perioadă de grație până în iulie 2026.
În acest caz, antreprenorul trebuie să obțină o declarație oficială din partea distribuitorului/service-ului autorizat care să confirme imposibilitatea actualizării.
▶ 1 noiembrie 2026 – termenul prevăzut pentru aplicarea sancțiunilor fără excepție
După această dată, toate firmele, fără nicio derogare, vor trebui să aibă aparate conforme.
Indiferent cât de vechi este echipamentul, din noiembrie 2026 nu vor mai exista aparate permise fără cod QR.
⚠ Riscuri, sancțiuni și consecințe pentru firmele neconforme
Chiar dacă anumite termene au fost amânate, obligația legală rămâne în vigoare și poate fi verificată oricând.
Pentru firmele care emit bonuri fără cod QR (deși aparatul putea fi actualizat), riscurile includ:
- amenzi între 2.000 și 4.000 de lei, conform OUG 28/1999;
- confiscarea sumelor nejustificate;
- suspendarea activității, în cazurile grave sau repetate;
- pierderea credibilității în fața autorităților fiscale;
- riscuri reputaționale, în special pentru horeca și retail.
Este important de știut că, deși ANAF a transmis că se concentrează pe prevenție, Poliția Economică a aplicat deja sancțiuni unor operatori din București, chiar în contextul amânărilor succesive.
🧩 Ce trebuie să facă antreprenorii pentru a evita problemele
Pentru a nu ajunge în situația neplăcută a sancțiunilor, antreprenorii ar trebui:
- Să contacteze distribuitorul sau service-ul autorizat al aparatului de marcat pentru a verifica dacă dispozitivul poate fi actualizat.
- Să ceară un aviz tehnic; dacă aparatul este vechi, trebuie obținută o declarație oficială de necompatibilitate.
- Să planifice achiziția unui aparat nou, dacă actualul nu poate fi adaptat până în iulie 2026.
- Să includă modificarea în procedurile interne ale firmei, astfel încât personalul să fie instruit în utilizarea noilor funcții ale aparatului.
- Să monitorizeze permanent comunicările ANAF și MF, deoarece calendarul poate suferi noi actualizări.
Concluzie: o schimbare majoră ce nu poate fi amânată la nesfârșit
Codul QR pe bonul fiscal nu este un moft și nici o idee „din birou”, ci o schimbare structurală din sistemul fiscal românesc.
Firmele trebuie să trateze aceste obligații cu seriozitate, deoarece perioada de grație nu durează la nesfârșit, iar din noiembrie 2026 neconformarea nu va mai fi tolerată sub nicio formă.
💼 Cum te putem ajuta la Dragomir Consult
La Dragomir Consult oferim antreprenorilor sprijin complet pentru a naviga această schimbare legislativă importantă. Te putem ajuta cu:
- evaluarea riscurilor fiscale și a obligațiilor privind aparatele de marcat;
- consultanță privind actualizarea AMEF și conformitatea cu noile norme;
- audit intern pentru depistarea neconformităților;
- asistență în relația cu producătorii, service-urile și autoritățile;
- suport juridic în cazul unor controale, sancțiuni sau măsuri coercitive;
- strategii personalizate pentru businessurile cu multiple puncte de lucru.
📞 +40 746 912 007
📧 office@dragomirconsult.ro
Urmărește-ne pentru informații actualizate despre legislația fiscală și schimbările care afectează mediul de afaceri.
#CodQR #BonFiscal #CasaDeMarcat #ActualizareAparate #DigitalizareFiscala
#ANAF #ObligatiiFiscale2025 #LegislatieFiscala #NoutatiFiscale #DragomirConsult
#Fiscalitate #ComertRomania #AntreprenoriRomania #ConformitateFiscala
#HORECA #RetailRO #InspectieFiscala #ControlFiscal #BusinessRomania
#ProtectiaAfaceri #ConsultantaAntreprenori #UpdateFiscal2025
